Poczta e-mail jest w dalszym ciągu głównym kanałem komunikacji biznesowej. Dlatego często pojawia się pytanie o to, gdzie powinna działać nasza skrzynka czy lokalnie, czy może w chmurze? Wiąże się z tym wiele wątpliwości, stąd też nie jest to wcale takie oczywiste.
Chodzi tutaj nie tylko o samą wygodę, ale też o bezpieczeństwo, administrację i koszty.
On-premise – pełna kontrola oraz pełna odpowiedzialność
Stara szkoła to trzymanie serwera pocztowego „u siebie” (czyli tzw. on-premise), ale do dziś ma swoje zalety. Największa z nich jest fakt, iż mamy pełną kontrolę nad infrastrukturą, wiemy gdzie są dane, kto ma do nich dostęp i jak są zabezpieczone. A dla niektórych organizacji, które działają w specyficznych branżach, objętych regulacjami (np. finansowej) czasem może to być wręcz wymóg, zwłaszcza jeśli dane nie mogą fizycznie opuścić kraju.
Niestety to nie jest rozwiązanie „plug and play”. Wymaga to sporych nakładów prac, potrzebujemy ludzi, którzy to utrzymają. Najpierw trzeba stworzyć odpowiednio wydajne środowisko informatyczne potrzebne do wdrożenia serwerów, następnie serwer trzeba wdrożyć, zabezpieczyć, monitorować, aktualizować. Trzeba zadbać o backupy, redundancję, wykonywać regularne testy. Dodatkowo, dochodzi jeszcze kwestia posiadania całego planu awaryjnego na wypadek jakiejś awarii lub ataku, który unieruchomi całą infrastrukturę.
Cóż, własna studnia z wodą ma zalety, ale kiedy coś się stanie, to musimy biegnąć tam z łopatą lub wynająć specjalistyczną firmę.
Kiedy warto?
Chmura – wygodniej, ale mniejsze możliwości
Z kolei korzystając z rozwiązań chmurowych (typu Microsoft 365 czy Google Workspace) nie musimy martwić się o serwery, aktualizacje, stały nadzór. Mamy praktycznie natychmiastową skalowalność. Często również poziom zabezpieczeń oferowany przez największych usługodawców (w pakiecie często dostajemy szereg zabezpieczeń jak. DMARC, MFA, DLP itd.) jest wiele wyższy niż to, co realnie da się osiągnąć i utrzymać w mniejszej organizacji.
Jest jednak ale… oddajemy kontrolę. Nasze dane trafiają do serwerowni kogoś innego, często poza teren kraju, czasem poza UE. Niektóre funkcje typu dostęp do logów, polityki retencji, DLP są w jakimś stopniu ograniczone lub dodatkowo płatne. No a jeżeli to usługodawca ma awarię, to jesteśmy od niego całkowicie zależni.
Finalnie jeśli chodzi o kwestię bezpieczeństwa, to paradoksalnie chmura jest często bezpieczniejsza niż serwer postawiony w piwnicy ale pod warunkiem, że poprawnie ją skonfigurujemy i wdrożymy.
Kiedy warto?
Co finalnie wybrać?
Niestety nie ma jednej poprawnej odpowiedzi.
Wybór zależy od:
Da się jednak zasugerować ogólne, zdroworozsądkowe wytyczne.
Jeśli mamy mały zespół, mniejszy budżet i nie chcemy się martwić o technikalia – chmura.
Jeśli mamy budżet, zespół specjalistów i ważne dane – lokalnie.
