• Grupa E Facebook
  • Grupa E Linkedin

Outsourcing IT, czyli zewnętrzna obsługa informatyczna w praktyce:

W roku 2024 dla każdej organizacji technologia stała się nieodłącznym elementem, bez której środowisko biznesowe nie jest w stanie sprawnie funkcjonować w dzisiejszym świecie, dlatego tak ważna jest odpowiedni personel informatyczny.  Jedną z popularnych strategii w tym obszarze jest tzw. outsourcing IT, czyli zewnętrzna obsługa informatyczna, która coraz częściej staje się wyborem wielu przedsiębiorstw.

W dzisiejszym artykule chciałbym przedstawić bliżej tę metodę, omawiając, jak wygląda ona w praktyce.

Być może czyta nas w tym momencie prezes, dyrektor, lub po prostu przypadkowy czytelnik, który właśnie zastanawia się czym w ogóle jest ten cały outsourcing IT?

Już wyjaśniam.

Outsourcing IT polega na oddelegowaniu części lub całości procesów związanych z obsługą informatyczną do zewnętrznego dostawcy usług informatycznych. Firmy decydujące się na tę formę działu IT, zamiast utrzymywać wewnętrzny personel informatyczny, korzystają z usług specjalistów spoza swojej organizacji.

Myślę, że niejeden czytelnik, który w tym momencie nas czyta, pamięta legendarny, polski zespół rapowy o nazwie Paktofonika, który rapował, że wszystko ma swoje wady i zalety.

Tak samo jak outsourcing IT.

Zalety i potencjalne wady outsourcingu:

Potencjalny klient, który decyduję się na skorzystanie z usług zewnętrznej obsługi informatycznej może wiele zyskać.

Po pierwsze, outsourcing IT pozwala organizacjom skupić się na ich podstawowej, docelowej działalności, pozostawiając sprawy technologiczne w rękach sztabu ekspertów. Ponadto dostęp do specjalistów o wysokich kwalifikacjach, elastyczność w dostosowaniu zasobów do zmieniających się potrzeb i preferencji oraz ograniczenie kosztów operacyjnych związanych zatrudnieniem pracowników, również są bardzo znaczącymi atutami zewnętrznej obsługi.

Jednakże nie będąc stronniczym należy pamiętać o tym, że mogą istnieć również potencjalne wady, takie jak utrata kontroli nad pewnymi procesami, wątpliwość poufności danych oraz możliwe trudności w komunikacji i współpracy z firmą zewnętrzną.

Istnieje oczywiście panaceum na wszystkie z tych problemów – wybór odpowiedniej firmy, która ma być dostawcą tego typu usług!

Czy outsourcing IT się opłaca?

Krótko mówiąc – zdecydowanie tak.

Przynosi on realne korzyści finansowe i operacyjne. Zamiast inwestować ogromne ilości zasobów w rozbudowanie infrastruktury IT oraz ponosić koszty zatrudnienia specjalistów, klienci mogą korzystać z usług dostawcy zewnętrznego, który zapewni dostęp do najnowszej technologii oraz doświadczonych profesjonalistów – wszystko to w ramach przewidywalnych, stałych kosztów.

Wiele osób często zastanawia, się jak wygląda współpraca w ramach zewnętrznej obsługi informatycznej?

Współpraca z firmą zewnętrzną w zakresie zewnętrznej obsługi informatycznej zazwyczaj rozpoczyna się od analizy potrzeb i wymagań klienta. Na tej podstawie tworzony jest spersonalizowany plan działania, który może obejmować zarówno stałą obsługę, jak i wsparcie w sytuacjach awaryjnych.

Jak wygląda współpraca po podpisaniu umowy, a raczej jak powinna wyglądać obsługa IT, świadczona przez dobrą firmę informatyczną?

Wykwalifikowana firma, która świadczy usługi IT, wyróżnia wysokimi kompetencjami technicznymi, potwierdzonymi odpowiednimi certyfikatami, elastycznością w działaniu, szybkim reagowaniem na potrzeby klienta oraz proaktywnym podejściem do rozwiązywania problemów. Osoby, które są odpowiedzialne za świadczenie takiej usługi powinny zwrócić uwagę na wysoką jakość obsługi klienta oraz ciągle doskonalić swoje kompetencje, aby móc sprostać wymaganiom zmieniającego się środowiska biznesowego u swojego klienta.

Warto zwrócić uwagę na jedną, w opinii naszej firmy, bardzo ważna kwestię – dlaczego analiza środowiska informatycznego klienta podczas dopasowania oferty jest tak ważna?

Analiza środowiska informatycznego klienta przed podjęciem decyzji o zawarciu współpracy jest kluczowym elementem rzutującym na sukces całego procesu. Pozwala ona zidentyfikować dokładnie potrzeby i wymagania klienta oraz określić optymalną strategię świadczenia tego rodzaju usług, dzięki czemu klient będzie bardziej zadowolony z tego za co płaci.

Jak wybrać dobrą firmę, która świadczy usługi outsourcingu IT?

To właśnie od tej decyzji będzie zależeć, to czy będziemy zadowoleni z takiej usługi. Wybór odpowiedniej firmy IT to najważniejszy krok w procesie outsourcingu.

Przed podjęciem decyzji warto przeprowadzić dokładną analizę rynku, porównując oferty różnych firm pod kątem ich doświadczenia, kompetencji, przedstawienia referencji oraz stosunku ceny do jakości usług. Istotne jest również sprawdzenie, czy firma jest w stanie zapewnić wsparcie dostosowane do indywidualnych potrzeb i specyfiki działalności klienta.

Na sam koniec naszego tekstu, chciałbym poruszyć jeszcze jedno z najczęściej zadawanych pytań, a mianowicie jaki jest koszt outsourcingu vs. wewnętrznego zespołu informatyka?

Niestety odpowiedź prawdopodobnie nie będzie satysfakcjonująca, ponieważ porównanie kosztów outsourcingu z zatrudnieniem wewnętrznego personelu wymaga uwzględnienia wielu zmiennych, takich jak ogólne koszty zatrudnienia, koszty potencjalnych szkoleń, wymiar czasu pracy, zakup odpowiedniej infrastruktury IT oraz koszty utrzymania systemów.

W wielu przypadkach, outsourcing może okazać się tańszą i bardziej efektywną opcją, zwłaszcza dla mniejszych i średnich organizacji, które nie dysponują wystarczającymi zasobami, by utrzymać własny dział IT.

Dość często zdarzają się również przypadki, że nakład pracy związanej z obsługą informatyczną jest po prostu zbyt mały, aby była konieczność zatrudnienia własnego personelu. W takich przypadkach najlepiej zwrócić się do zewnętrznej firmy.

W drugą stronę, czasem może okazać się, że nakład pracy jest zbyt duży i personel wewnętrzny nie posiada już wystarczających „mocy przerobowych”, dlatego aby wspomóc zespół, organizacje decydują się na zakup obsługi zewnętrznej.

Myślę, że powyższy tekst uświadomił wielu osobom ideę i sens tego rodzaju usług.

Największą w mojej opinii, wartością outsourcingu IT jest umożliwienie klientom skoncentrowania się na ich głównych celach biznesowych, zapewniając dostęp do wysokich kompetencji technicznych, w postaci wykwalifikowanej kadry zewnętrznych specjalistów. Jednak aby tak się stało, należy wybrać do tego odpowiednią firmę zewnętrzną, która będzie w stanie skutecznie dostosować się do potrzeb klienta i zapewnić wysoką jakość świadczonych usług.

Firma Grupa E świadczy kompleksowej usługi outsourcingu IT w postaci wykwalifikowanej kadry specjalistów z odpowiednimi certyfikatami. Dzięki temu, że posiadamy certyfikaty ISO 27001:2017 oraz ISO 22301:2019, wybór naszego outsourcingu jest pomocny w przypadku spełnienia wymagań regulacyjnych, takich jak np. dyrektywa NIS 2.

Aby dowiedzieć się więcej o korzyściach, które płyną z podjęcia współpracy z naszą firmą, zapraszamy do odwiedzenia poniższego linku:

Usługa E-Outsourcing – Grupa E

Skontaktuj się z nami, aby porozmawiać o współpracy!

Kontakt:

Kamil Brandys – Opiekun Klienta Kluczowego

tel.: 887 104 700

e-mail:

Wróć